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L’e-mail rappresenta una parte fondamentale della comunicazione aziendale tra i dipendenti, clienti e fornitori. Ma quando vado nelle aziende a trattare temi come la gestione del tempo, dei progetti, la comunicazione efficace, molti considerano la posta elettronica come la rovina della propria vita lavorativa, mentre altri ne apprezzano la semplicità e l’onnipresenza. Come sempre, davanti ad una tale disparità di opinioni, la verità sta nel mezzo. Forse il problema non è lo strumento, ma come viene usato nelle diverse realtà lavorative.

Quali sono i punti di forza di questo strumento comunicativo?

Vediamone alcuni…

  • Rispetto alla messaggistica istantanea, o alle telefonate, consente al destinatario di scegliere il momento più opportuno per leggere i messaggi e rispondere, senza che sia il mittente a stabilirlo.
  • Si tratta di uno strumento semplice.
  • E’ veloce e di facile accesso.

L’email permette di poter riassumere una situazione o una decisione da prendere, e quindi di poter riflettere su ciò che c’è da fare e sulle decisioni da prendere.

Quali sono gli svantaggi di una comunicazione via mail?Q Come dicevamo prima, gli svantaggi che si riferiscono a come viene utilizzato lo strumento…

  • Confondere l’email con una CHAT, quindi rispondere a monosillabi …OK o Va bene
  • Inserire tra i destinatari persone che in realtà non hanno bisogno di partecipare allo scambio comunicativo.
  • “Conferme di lettura” non sempre attendibili. Spesso il mittente non può essere sicuro che il destinatario abbia intenzione di fare quello che gli viene chiesto nel corpo del messaggio o addirittura che abbia ricevuto la stessa mail. Tutti noi abbiamo inviato e-mail del tipo “Hai ricevuto questo messaggio?” o “Per favore, puoi rispondere al mio messaggio precedente?”.
  • Testo non sempre organizzato. Se il testo non è organizzato, il destinatario perderà molto tempo a decifrare il contenuto.

Scopri di più guardando il video!

 

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Può capitare durante la propria vita professionale di sentire la necessità di “fare il punto”. Rispetto a cosa? Valutiamo se ci riconosciamo nel lavoro che svolgiamo, se stiamo bene e se facciamo quello che davvero vorremmo, che è diverso dal fare qualcosa perché “devo”.

Tempo fa sono stata contatta da un’azienda molto importante, sia a livello nazionale che internazionale, con l’obiettivo di supportare un Dirigente che stava vivendo un momento di difficoltà nella gestione del gruppo di lavoro. I colleghi non si riconoscevano nel suo stile di leadership che tendeva ad una modalità più autoritaria che autorevole.

Il primo feedback che mi era stato fornito dall’azienda era il seguente: “è un ottimo tecnico, ma dal punto di vista relazionale mancano le basi…”.

Così abbiamo fissato un primo incontro al fine di conoscerci e definire insieme un obiettivo su cui lavorare nel tempo che avevamo a disposizione. Già durante il primo incontro gli ho proposto di utilizzare una metodologia più creativa e stimolante, così da “trovare dei nessi nuovi fra cose note”, esplorando così un nuovo modo di vedere e vedersi all’interno del problema.

Il metodo proposto promuoveva la produzione di idee, collegamenti e combinazioni sino ad allora non considerate. Perché questo? Cosa c’entra il produrre idee rispetto alla problematica emersa? Perché nell’affrontare le piccole e grandi sfide quotidiane tendiamo a far leva sulle strategie adottate in passato e che in quel momento (nel là-e-allora) forse ci hanno aiutato. La creatività, avere un approccio creativo al problema, disinnesca il “pilota automatico” e si sperimentano modalità nuove anche in una situazione conosciuta.

Sfruttiamo, quindi, la creatività per ritrovare spontaneità rispetto alla situazione presente partendo dal qui-e-ora.

Così il coachee ed io abbiamo iniziato questo viaggio alla scoperta di alternative, coniugando tale metodologia ad altri approcci, come solitamente sono solita proporre nei percorsi di crescita personale.

Questo caso, come tanti altri, mi hanno fatto riflettere sulle metodologie di coaching da utilizzare e in particolare sono arrivata a definire i seguenti punti:

  • l’importanza di partire dalla persona;
  • l’importanza di favorire la creatività e l’allenamento mentale alla flessibilità;
  • l’importanza di promuovere l’emersione delle risorse personali e la capacità di affrontare i problemi con un approccio mentale aperto;
  • l’importanza di lavorare con il singolo con un approccio sistemico, quindi allargando la prospettiva anche alle dinamiche aziendali.

Il coaching creativo risulta essere molto utile anche nel momento in cui non ci sentiamo più soddisfatti dal punto di vista professionale ed è necessario trovare altro. A volte scopriamo che quel “altro” riguardava anche come si vive il presente professionale, come lo leggiamo e come lo percepiamo.

La mia proposta è partire dal presente e, con creatività, costruire il futuro.

Dott.ssa Ester Varchetta
Doc. in Clinical Psychologist -Transactional Analyst Counselor (REG-A0267-2010)
Soft Skills Trainer&Executive Coach – Instructional Designer 

Psychodramatist – Industrial Relations Mediator

Tutto pianificato nei minimi dettagli. Nulla lasciato al caso, anche gli imprevisti sono previsti…

L’obiettivo viene raggiunto, è vero, ma il gruppo ha corso numerosi rischi ed ha dovuto fronteggiare delle importanti perdite. Che cosa non è stato possibile prevedere? Il così detto “fattore umano”… Il Professore aveva previsto tutto o quasi, sicuramente non aveva previsto di innamorarsi dell’Ispettore incaricato di sventare la rapina, tanto meno le azioni/reazioni di alcuni rapinatori durante le frenetiche ore della rapina…

Dal punto di vista della progettazione, era tutto preciso e perfetto, sono state seguite tutte le regole della gestione di un progetto efficace, come previsto nei manuali del Project Management. Ma come ci dicono gli stessi manuali, ciò che sfida veramente un capo o leader nella gestione di un team sono proprio le persone stesse. Mantenere viva l’attenzione e la concentrazione verso l’obiettivo, fornire costanti feedback alla squadra, non perdere la fiducia, sono ingredienti fondamentali per agevolare il gruppo nel raggiungimento dell’obiettivo.

Il Professore, protagonista della Serie TV NETFLIX “La Casa di Carta”, aveva cercato di prevedere alcune dinamiche e contenerle, ma non è bastato.

Se riportassimo alcune di queste dinamiche in un gruppo di lavoro aziendale, ciò che viene rappresentato ne “La Casa di Carta” è un buon esempio di quanto sia importante per un capo far sentire la sua presenza, una presenza non invasiva o autoritaria, ma autorevole, che riesca ad accompagnare il gruppo, agevolandolo e non limitandolo nel proseguo delle azioni e decisioni. Nel momento in cui il capo (il Professore), non riesce a contattare i suoi, i membri del gruppo perdono la concentrazione sull’obiettivo, non sono più in grado di gestire lo stress e le dinamiche diventano complesse, conflittuali, le emozioni prendono il sopravvento.

Vi riconoscete in questa situazione? Mi sto riferendo a gruppi di lavoro reali e virtuali (a distanza). Non basta, quindi, conoscere la materia, un buon capo allena costantemente e in modo flessibile anche altre competenze, così da essere versatile ed efficace. A quali competenze mi sto riferendo secondo voi? Pensando al Professore, mi vengono in mente: comunicazione assertiva, negoziazione e mediazione, pianificazione, gestione del tempo e dello stress, gestione delle emozioni, resilienza, flessibilità e apertura mentale, problem solving e creatività, ascolto ed empatia, dare e ricevere fiducia, dare e ricevere feedback. Tutto ciò è racchiuso nel Diamante della Leadership. Come si fanno ad allenare ed accrescere tali competenze? Vi dico subito che non basta un giorno e neanche due, ma ci vogliono anni di dedizione, approfondimento e studio!

Ma un capo, oltre a dover conoscere e portare avanti il fatturato deve anche pensare a queste cose? Sì, altrimenti, come ci insegna il Professore, il piano perfetto potrebbe andare a farsi friggere!

Dott.ssa Ester Varchetta
Trainer, Counselor & Coach